Numbers
autor: Grzegorz Ogrodnik
Spis treści:
- Co nowego, czyli wprowadzenie...
- Praca z dokumentem
-
Interfejs użytkownika
- Import
- Eksport
- Wykresy
- Podsumowanie
Praca z dokumentami.
Numbers całkowicie zrywa z dotychczasową koncepcją arkusza kalkulacyjnego. Nie ma już ogromnej siatki komórek, z której nie da się uciec. Przypomina to trochę Aperture ze swoim “stołem” na którym rozrzucamy zdjęcia jak chcemy. W Numbers postępujemy tak samo, tu tabela, tam wykres, nad nimi tekst w trzech kolumnach, pod spodem 15 zdjęć. Za pierwszym razem jest to niezły wstrząs dla osoby przyzwyczajonej do Excela, dla mnie przynajmniej był.
Jak to działa ? Dostajemy białą płaszczyznę a na niej układamy obiekty jak chcemy. Tabela to obiekt wektorowy o określonych cechach. Możemy go przesuwać, skalować, kolorować. Tabele można precyzyjnie układać względem siebie za pomocą linii pomocy (Alignment Guides). Ułatwia to tworzenie końcowego dokumentu a praca z Numbers przypomina pod tym względem Pages, Keynote czy też iWeb.
Bardzo szybko zauważycie,że projektanci Numbers chcą nas nauczyć zupełnie nowego stylu pracy z arkuszem kalkulacyjnym. Możemy zostać przy naszych przyzwyczajeniach i wprowadzać dane do wielkiej tabeli, z której będziemy wybierać komórki do wykresów, raportów itp. Jednak o wiele wygodniej jest nauczyć się nowego stylu pracy: KAŻDA GRUPA DANYCH MA OSOBNĄ TABELĘ. Chcecie szybko zestawić sprzedaż zmywarek poszczególnych producentów sklepie ? Proszę bardzo, tworzycie tabelę, do niej jakiś ładny wykres, jabłko-C w Numbers , jabłko-V w Keynote i już gotowe. Chcecie dołączyć jeszcze pralki, kuchenki i mikrofalówki ? Zróbcie to w osobnych tabelach ! Dlatego, że potem nie trzeba będzie bawić się w przygotowywanie szczegółowego raportu w Wordzie lub Pages, wystarczy poustawiać wszystko myszką w Numbers, wydruk i gotowe. Jeśli zrobicie wielką tabelę będziecie musieli zastanawiać się czy aby przypadkiem trzy ostatnie wiersze zmieszczą się na jednej stronie. (Dla uspokojenia powiem, że się zmieszczą, pokażę Wam później jak to zrobić).
Po lewej widzicie sekcję Inspektora poświęconą tabelom. Ustalicie w niej nazwę tabeli i włączycie jej wyświetlanie tuż nad nią. Ta sama nazwa pojawi się w spisie tabel w arkuszu. Tuż niżej znajdziecie przyciski włączenia “specjalnych” wierszy i kolumn. Przyciski do tej funkcji są na końcu paska formatowania tabel.
Niżej znajdziecie przyciski do łączenia i podziału komórek tabeli, później regulację wysokości wierszy i szerokości kolumn w tabeli. Właśnie dlatego warto mieć w Numbers oddzielne tabele, każda może mieć inne wymiary komórek i nie wpłynie to na inne tabele. Excel się tu chowa. W grupie “Cell Borders” ustalicie ramki wokół komórek, niby nic nadzwyczajnego jednak zauważyłem, że w Excelu nie ma opcji wyłączenia poziomej linii między dwoma wierszami komórek, w Numbers jest. przedostatnie sekcja odpowiada z wygląd komórki. Możemy wypełnić ją na kilka sposobów, najprościej jest kolorem. Możemy wrzucić gradient kolorów, zdjęcie zwykłe i półprzeźroczyste. Komórki mogą też nie mieć własnego tła, co przydaje się przy wklejaniu tabel do dokumentów z innym niż białe tło
Zauważyliście zapewne opcję kolorowania co drugiego wiersza innym kolorem. Bardzo przydatna funkcja polepszająca czytelność długich tabel. Na końcu zostają dwie ważne funkcje. W pierwszej ustawimy czy po naciśnieciu ENTER po wprowadzeniu danych do komórki Numbers przeniesie nas do sąsiedniej. Druga powoduje dodanie wiersza z etykietami (tego pierwszego) do tabeli jeśli nie mieści się ona na jednej stronie wydruku. Wtedy na drugiej stronie tabela będzie kontynuowana wraz z opisem etykietami.
Tabela jest bardzo złożonym obiektem w Numbers a liczba przypisanych jej własności całkiem duża. Dlatego należy nauczyć się jak Numbers zachowuje się wobec tabel i ich treści. Jeśli wskażecie kursorem myszy komórkę tabeli i klikniecie w nią, to przejdziecie od razu do edycji zawartości tej komórki. Dookoła tabeli pojawi się ramka z oznaczeniem wierszy i komórek (a), jeśli jednak klikniecie w krawędź tabeli, Numbers potraktuje to jako wybór jakiegokolwiek obiektu (b). Będziecie wtedy mogli rozciągnąć tabelę bez dodawania kolejnych wierszy i kolumn. UWAGA: takie skalowanie tabeli nie zwiększa wielkości czcionek tekstu i liczb w komórkach ani nie zwiększa grubości linii rozdzielających komórki.
b)
Tabelę można w każdej chwili przesunąć klikając i ciągnąc lewy górny róg ramki z opisem wierszy i kolumn gdy jesteśmy “w tabeli”, lub ciągnąc za ramkę gdy pracujemy jak z innym obiektem. Ramka adresów komórek wyposażona jest w “uchwyty”. Lewy górny pozwala na jej przesuwanie. Prawy górny zmniejsza lub zwiększa liczbę kolumn. To samo z wierszami robi lewy dolny narożnik. W prawym dolnym znajdziecie uchwyt do równoczesnego zmniejszania liczby wierszy i kolumn. Numbers usuwa kolumny i wiersze do momentu aż natrafi na wpis w jakiejś komórce. Pozwala to nam na zmniejszenie tabeli do minimum bez zniszczenia danych. Na ostatnim rysunku zauważycie że usunięcie kolumny i wiersza zlikwidowało też ozdobną ramkę z tych stron tabeli. to dlatego że linie biegną wzdłuż komórek tabeli a nie wokół tabeli jak przy zdjęciach. Został jednak cień rzucany przez całą tabelę. Jednokrotne kliknięcie w uchwyt wiersza lub kolumny powiększa tabelę.
Komórki tabeli można wypełnić danymi a następnie sformatować je na kilkanaście sposobów. Do wyboru na pasku formatowania (nowość w pakiecie iWork ’08) jest kilka najczęściej używanych sposobów przedstawiania danych: liczbowy, walutowy, procentowy. Nowością jest możliwość ustawienia w komórce przełącznika PRAWDA / FAŁSZ. Pozwala to bardzo proste przekształcenie tabeli w interaktywny formularz.
Przycisk z małym trójkątem daje dostęp do rozwijalnego menu z szybkim dostępem do innych formatów treści. Dwa następne przyciski to dobrze nam znane funkcje ustalania ilości liczb po przecinku. Znacznie więcej opcji ustalania formatu znajdziemy w Inspektorze w specjalnie dodanej w tym celu sekcji oznaczonej ikoną z liczbą 42. (Ciekawe czy ktoś z Was wie dlaczego taką, nie jest ona przypadkowa.)
Sekcja Inspektora poświęcona formatowaniu treści komórki wygląda skromnie, jednak dla każdego typu formatowania pojawią się dodatkowe opcje.
Nie będę szczegółowo opisywał każdej z opcji jakie mamy do wyboru. Warto jednak zwrócić uwagę, że możemy pracować w złotówkach w komórkach z formatem walutowym. Numbers rozpoznaje też, że jesteśmy w Polsce przy formatowaniu dat. Na dole listy Apple zostawiło specjalnie nowe typy komórek.
Zmieniają one zupełnie sposób wprowadzania danych do komórek. “Checkbox” wspomniany już wcześniej powoduje wyświetlenie w komórce pola wyboru. Zaznaczone przyjmuje stan PRAWDA, puste to FAŁSZ. znacznie przyspiesza to prowadzenie obliczeń gdy jednym kliknięciem trzeba wyłączyć jedną zmienną z równania. “Stepper” powoduje wyświetlenie obok komórki małych strzałek które pozwalają na zmianę wartości z ustalonym skokiem. “Slider” robi to samo tylko płynnym ruchem, jest trochę wygodniejszy, nie zaklikamy myszy na śmierć. Ostatnie jest rozwijalne menu z wartościami wybranymi przez nas i nie muszą to wcale być liczby. Poniżej zobaczycie jak wyglądają nowe typy komórek.
Te cztery nowe rodzaje komórek przenoszą na inny poziom pracę z arkuszami gdzie trzeba porównywać wpływ zmiennych równań na wyniki. Jak je zastosować w w rzeczywistości ? Opiszę Wam sytuację z życia wyciętą. Gdy sprawdzałem moje możliwości kredytowe, doradca w banku pokazywał i wyliczenia rat na służbowym laptopie. Dysponował Excelem z specjalnie przygotowanym plikiem. W nim miał zdefiniowane ponad dziesięć zakładek z obliczeniami i wykresami, między którymi musiał się przełączać by tu raz mienić oprocentowanie, tam typ kredytu, to zmniejszyć prowizję itp. Zmiana oprocentowania musiała być wpisana ręcznie i sprawdzona na innej zakładce. Tu przydałoby się właśnie rozwijalne menu a na nim te osiem rożnych wielkości oprocentowania. “Sliderem” ustaliłby wysokość wkładu własnego wymaganego do kredytu. Raty rozłożone na 5, 10 czy 15 lat ? Proszę bardzo, kliknięcie w “Stepper” i po problemie. “Czy ma Pan żonę ? Nie ? W takim razie...” i klik w “Checkbox”. Doradca za każdym razem jak coś zmieniał nie był pewien czy ta zmiana naprawdę zaszła. Gdyby miał arkusz projekt w Numbers problemu by nie było. Wystarczyłyby Mu dwa arkusze, jeden z tabelami i obliczeniami i ten do prezentacji dla klientów z minimalną ilością informacji które trzeba ręcznie wpisać. To tego pod spodem jakiś wykres przedstawiający wysokość rat każdego miesiąca (odpowiednia funkcja w Numbers już jest) i po kłopocie. Cóż, to było dwa lata temu więc brak Numbers na rynku go usprawiedliwia :-) . Ciekawostką jest to, że ten arkusz przygotowali bankowi informatycy bo doradcy i inni pracownicy “nietechniczni” nie byli w stanie zrobić tego w Excelu choć pracowali w nim na codzień.
Jeśli chodzi o zawartość komórek to wypada wspomnieć o możliwościach formatowania warunkowego. Dostęp do tego trybu mamy przez Inspektora lub z menu Format / Show Conditional Format Rules. Możemy wprowadzić w tej chwili do piętnastu reguł wpływających na wygląd komórki. Niestety jedyne co możemy zmienić to kolor tła komórki i tekstu. Przydałoby się jeszcze formatowanie czcionki i justowanie.
Przykład tabeli z formatowaniem warunkowym zamieściłem po prawej stronie. Formatowanie może odnosić się zarówno do liczb jak i do tekstu. Przydana rzecz gdy będziemy chcieli podświetlić na zielono komórki z wartością PRAWDA a na czerwono FAŁSZ. Muszę jednak przyznać że Excel 2007 pod Windows ma znacznie bardziej rozbudowane opcje formatowania, szczególnie możliwość prowadzania do komórek kolorowych pasków o długości zależnej od wartości komórki. Nie wspominam o regułach “statystycznych” z Excela gdyż Numbers po prostu ich odpowiednika nie ma.
Za pierwszym razem gdy wpisywałem funkcję zamiany stopni na radiany w komórce B2 zrobiłem to tak: =radians(a2) . Numbers w chwili gdy wpisałem “s” w słowie “radians” wykrył, że ma takie polecenie w spisie i zamienił je na “RADIANS”. Jednak w polu wpisywania formuł równanie przyjęło inną formę: “=RADIANS('=radian(Ax)' 10)” . Otóż Numbers jeśli tylko dysponuje etykietami wiersza i kolumny używa ich jako adresu. Funkcja ta jest domyśle włączona w ustawieniach programu.
Gdy spróbujemy napisać równanie łączące dane z dwóch tabeli otrzymamy coś podobnego: =PRZEPIS NA KINGSAJZ :: KA Kum+Table 4 :: B3 .
“PRZEPIS NA KINGSAJZ” to nazwa tabeli “KA Kum” to adres komórki. Druga tabela nie jest opisana etykietami i nie ma tytułu stąd standardowe “Table 4” i “B3”. Jeśli jednak wyłączymy używanie etykiet jako elementów adresu, wtedy równania będą miało postać “=RADIANS(A2)” oraz =PRZEPIS NA KINGSAJZ :: B5+Table 4 :: B3 . Pójdźmy jednak dalej i sprawdźmy co się stanie gdy przeniosę tabelę z długiego równania do innego arkusza. Uwierzycie, że adres wcale się nie zmienił ? Tu właśnie wychodzi na jaw jak programiści zrealizowali koncepcję elastycznego arkusza kalkulacyjnego. Wszystkie tabele i wykresy bez względu na jakim są arkuszu traktowane są tak samo. Arkusze które dodajemy do naszego projektu służą jedynie do powiedzenia tabeli “leż tu” i ich rola sprowadza się właściwie do rozdzielenia tabel w marę potrzeb użytkownika. Jeden arkusz dla zmywarek, inny dla pralek. Jest to jednak podział sztuczny, bo gdyby Apple usunęło arkusze z Numbers użytkownicy mogliby nie potraktować programu jako “arkusza” kalkulacyjnego.
Numbers oferuje wygodne zarządzanie tabelami. Zapewne zauważyliście że po naciśnięciu ikony wstawiania tabeli pojawia się lista typowych tabel. Tą listę można bardzo łatwo rozszerzyć. Wystarczy, że zaznaczycie tabelę a następnie skierujecie się do menu Format /Advanced /... Interesują nas dwie opcje. “Capture Table...” Pozwala na zapisanie naszej tabeli jako schematu do późniejszego wykorzystania. Schemat tabeli możemy zapisać z uwzględnieniem naszego własnego stylu. Poniżej w menu mamy opcję zarządzania tabelami. Wpływa ona na wygląd rozwijalnego menu pod ikoną dodawania tabel.
Oczywiście Numbers pozwala na pracę również z innymi obiektami a nie tylko z tabelami. Wstawianie i zachowanie się wykresów omówiłem w osobnej części artykułu. Bardzo często będą wykorzystywane zwykłe pola tekstowe. Zachowują się one w podobny sposób jak w innych programach z pakietów iWork i iLife. Tekst, który właśnie czytacie napisałem w iWeb 1.1 , w Numbers jednak mógłbym podzielić go na kolumny, czego w iWeb zrobić nie mogę. W polach tekstowych w Numbers nie można również osadzać grafiki ale wydaje mi się to zbędną opcją. Jeśli będziemy chcieli stworzyć zaawansowany dokument tekstowy skorzystamy z Pages 3, przecież można do niego wstawiać też tabele. Czuć tu rozgraniczenie funkcji dostępnych w poszczególnych programach wymuszone ich zastosowaniem.
Przenoszenie pól tekstowych między różnymi programami odbywa się na dwa sposoby. Dwa powyższe pola to właściwie pliki PDF, które powstały gdy wybrałem pole i skopiowałem je do schowka. Przy wklejaniu W PUSTE MIEJSCE w iWeb po prostu zobaczyłem moje pole jako grafikę. Nazwy plików PDF to pierwsze linijki tekstu. Jeśli jednak wklejałem pole ze schowka będąc W POLU TEKSTOWYM w iWeb to wklejony został tekst z pola z Numbers. Zachowywane jest przy tym formatowanie czcionek i podział na linie. To sprytne rozwiązanie, niby nic wielkiego, jednak przyspiesza pracę z dokumentem.
Jeśli będziemy przenosić inne obiekty których forma zależy od treści, również zostaną potraktowane jako pliki PDF. W rozdziale poświęconym wykresom zobaczycie ponad dwadzieścia palet kolorów jakie standardową są w Numbers. Podgląd każdej z nich to plik “droppedImage.pdf”.
Gdy zechcecie do projektu w Numbers wrzucić jakieś zdjęcie to okno “Media” (ikona w pasku narzędzi) da Wam dostęp do bibliotek iPhoto, Aperture i co jest nowością, Photo Booth. Z grafikami możecie pobawić się w oknie Inspektora lub na pasku formatowania. Wybaczcie, ale nie mogłem się powstrzymać.
Po lewej widzicie przykład tabeli z grafikami w komórkach, formatowanie warunkowe komórek, zastosowanie “Checkbox’ów” i działanie polecenia IF.
Można też dodać do projektu w Numbers filmy i dźwięk. Prawdę mówiąc nie wiem w jakim celu. Arkusze z melodyjką ? “Proszę bardzo, oto wykres jak malutkie raty musi Pan spłacać przez następne czterdzieści lat” a w tle trzecia symfonia Czajkowskiego.
Jak wielu innych programach edycyjnych od Apple mamy możliwość dodawania gotowych figur geometrycznych. To standardowy zestaw do jakiego jesteśmy już przyzwyczajeni. Z obowiązku wspomnę że możemy je wypełniać tekstem, kolorami i grafikami. Nic nowego.
Jak więc pracuje się w Numbers ? Całkiem wygodnie choć zupełnie inaczej. Łatwość z jaką przechodzimy od myślenia o arkuszu do myślenia o projekcie jest zaskakująca. Chyba za długo byliśmy przykuci do wielkich tabel. Przestawianie dowolnego obiektu tam gdzie chcemy bez zastanawiania się “czy aby się zmieści” to naprawdę inny poziom pracy. Nie opisałem oczywiście wszystkiego, popróbujcie poprzestawiać grupy komórek między tabelami, powyciągać je poza tabele itp. Sprawdźcie co można zrobić z klawiszem ALT.